En las
organizaciones dedicadas a la ejecución de proyectos, es esperado que durante
el tiempo que no hay proyectos estemos revisando nuestros procesos, de manera que
busquemos cómo optimizarlos y que, en el proyecto siguiente, podamos realizar
la gestión evitando los errores de los proyectos pasados, siendo más efectivos
pues la optimización se dio a lugar.
A pesar de lo
anterior, durante el proyecto, al ser partícipes y observadores, también
podemos detectar cómo algunos procesos (incluso aquellos que pensamos que
habíamos optimizado) pueden ser modificados para que lo podamos hacer en menos
tiempo, a menor costo, con menos esfuerzo y/o con mayor calidad. Y como
partícipes, al ver estos espacios de mejora, podemos intentar llamar la
atención del equipo para que hagamos una inversión de tiempo en la revisión de
las mejoras que se plantean para luego ser aplicadas.
El problema con
el que nos encontramos en ocasiones es que, al estar en plena ejecución de
proyecto, sentimos que estamos tan ocupados que no podemos, de ninguna manera,
invertir tiempo en cosas que no sean ejecutar. El problema con esta forma de
pensar es que, si no dedicamos este tiempo a revisar las acciones que estamos
haciendo y a aprender de ellas (aprendizaje de primer orden), no vamos a poder
mejorar la gestión, al menos no durante este proyecto, sino que tendremos que
esperar a la finalización del mismo para entonces hacer los cambios.
A veces pensamos
igual de las reuniones que se planifican durante los proyectos. Estamos
presentes físicamente en dichas reuniones pero no mentalmente, pues nuestra
cabeza está en el celular mandando mensajes o en la laptop mandando correos y
debido a esto, nuestro aporte a la reunión, a las revisiones, a los análisis no
tienen el impacto ni la influencia que podrían tener, y teniendo luego la
sensación de que la reunión fue una pérdida de tiempo. Es cierto a veces se
llegan a excesos tales como pautar una reunión para definir la hora de la otra
reunión, o reuniones que son poco efectivas (aquellas en donde no somos concretos
sino que por cada punto de la agenda se arma una novela) o reuniones que
planificamos de 1 hora y terminan durando 3. En ese caso, pues también es
importante analizar por qué dichas reuniones no están teniendo ni la
efectividad ni el impacto que se espera y por ello es otro de esos procesos que
también debemos evaluar, tal y como he expresado durante este escrito.
Por estas
razones, mi recomendación para cualquier equipo que esté gestionando un
proyecto es que, cuando pueda haga una parada obligada, y en esa parada revise
cuál es el aprendizaje que queda y si el mismo es posible incluirlo de
inmediato al proceso para tener una mejor gestión en la siguiente ejecución
(lección aprendida aplicada como mejora continua). Hasta los equipos de fórmula
1, en dónde la ejecución es a más de 300 Km/h tienen sus pits y hacen las
paradas que consideren necesarias para que la estrategia los lleve al podio,
entonces, por qué no tener nosotros en los proyectos nuestros propios pits de
evaluación, en los que revisemos los cauchos, los cambiemos, limpiemos el visor
del casco del piloto, reinyectemos gasolina y arranquemos con las pilas puestas
para el resto de la carrera. Son de esas cosas que parecen lógicas pero que pocas
veces aplicamos, y probablemente no lo hacemos porque no lo hemos convertido en
un hábito (creo que Covey hacer referencia a esto como un hábito de las
personas altamente efectivas, él lo llama Afila tu hacha, según recuerdo).
No sé si todo lo
que he escrito quedará en la mente de cada uno de ustedes, mis lectores, pero
lo bueno es que, creo que lo puedo transmitir con una imagen que de seguro
considerarás graciosa, pero es importante que recuerdes que cuando estás en
proyecto, es normal que el que esté halando la carreta seas tu y quien te esté
pidiendo una reunión para darte apoyo, sea el que sostiene las ruedas
Como siempre,
esperando que haya sido de tu interés
